دفتر برنامه‌ریزی و نظارت یکی از بخش‌هایی است که از چندی پیش در کانون زبان ایران راه‌اندازی شده است؛ به عقیدۀ برخی از مخاطبان این مجموعۀ آموزشی، در همین مدت زمان کوتاه اقداماتی که در راستای نظارت و بازرسی توسط این دفتر صورت گرفته بسیار قابل توجه است.
به گزارش روابط عمومی کانون زبان ایران، رضا عزیزی، سرپرست این دفتر در خصوص اهمیت برنامه‌ریزی در سازمان‌های پیشرو عنوان کرد: تلاش ذهنیِ لازم و کافی که قبل از هرگونه تلاش فیزیکی و یا انجام کار صورت می‌گیرد را «برنامه‌ریزی» می‌گویند. اهمیت برنامه‌ریزی در سازمان‌های پیشرو به جنبۀ درک، کشف و یا طراحی «کار درست» مرتبط است.
وی ادامه داد: بعد از تشخیص کارِ درست، نوبت به درست انجام دادن کارها است، این مهم با دو وظیفۀ نظارت و ارزیابی عملکرد در ارتباط است؛ این دو مفهوم مکمل یکدیگر بوده و هیچگاه جایگزین یکدیگر نخواهند بود.
سرپرست دفتر برنامه‌ریزی و نظارت کانون زبان پیرامون ماموریت‌ها و وظایفی که این دفتر برعهده دارد گفت: برنامه‌ریزی برای بازدید از مراکز آموزشی، عارضه‌یابی، پیشنهاد برای رئوس برنامه و بودجه، تجزیه و تحلیل آماری مورد نیاز سازمان، کشف و رسیدگی بر عدم تطابق فعالیت اجرایی مراکز با استانداردهای کانون زبان، تهیۀ گزارش‌های مورد نیاز و پیشنهاد نظارت بر برنامه‌های عملیاتی واحدهای سازمان از مهمترین وظایفی است که بر تحقق آن‌ها در این دفتر تاکید شده است.
عزیزی گفت: باید یادآور شد که رشد سازمان‌های پیشرو به طور متوازن صورت می‌گیرد، لذا جنبه‌های مورد ارزیابی و یا ماموریت‌های مورد نظر نیز براساس همین فلسفه مدنظر خواهند بود. ماموریت‌های شمرده شدۀ این واحد به عنوان بخشی از وظایف کنترلی سازمان خواهد بود که نتایج آن برای داشتن یک بینش موثر از نحوۀ عملکرد سازمان در نظر گرفته شده است.
وی در خصوص برنامه‌ریزی برای بازدید از مراکز آموزشی گفت: در این ماموریت مراکز به جهت یک بازدید میدانی براساس یک چک لیستِ طراحی شده رصد خواهند شد؛ امتیاز این چک لیست‌ها براساس عوامل موزون و فرمول‌گذاری شده تعیین می‌شود.
سرپرست دفتر برنامه‌ریزی و نظارت دربارۀ ماموریت عارضه‌یابی گفت: عارضه‌یابی امری است که نتایج آن در راستای کشف نقاط قوت و ضعف بوده و می‌تواند با سایر مولفه‌ها همچون ارتباط با مشتری و رئوس برنامه و بودجه در ارتباط باشد. در واقع عارضه‌یابی یک نوع معاینۀ درون سازمانی است.
تجزیه و تحلیل آماری از وظایف دیگر این دفتر بود که عزیزی به آن پرداخت و گفت: از آن‌جایی که داده‌ها به تنهایی نمی‌توانند مفید باشند و باید پردازش شده و به اطلاعات مفید، دانش و خردسازمانی تبدیل شوند، این ماموریت نیز برای دفتر برنامه‌ریزی و نظارت تعریف شده است.
او ابراز داشت: پیکرۀ گسترده و وسیع کانون زبان ایران نیازمند روشی برای رعایت استانداردها، قوانین و الزامات می‌باشد، در ماموریتِ کشف عدم تطابق‌ها در مراکز تلاش می‌نماییم تا به این مهم پاسخ دهیم.
سرپرست دفتر برنامه‌ریزی و نظارت گفت: بعد از تبدیل داده‌ها به اطلاعات مفیدِ مورد نیاز، نوبت به ارائۀ آن‌ها در قالبی مناسب است به طوری که در دیداری‌سازی داده‌ها و نحوۀ انتقال و ارائۀ مناسب نتایج به نحو مطلوب صورت گرفته باشد، به همین منظور ماموریت تهیۀ گزارش‌های مورد نیاز را تعریف کرده‌ایم.
عزیزی همچنین خاطر نشان کرد: یکی از نتایج مستقیم درک و پایش محیط را می‌توان به صورت پیشنهاد و نظارت بر برنامه‌های عملیاتی در نظر گرفت که با ماموریتی تحت همین عنوان پیگیری خواهد شد.
وی در بخش پایانی سخنانش به راه‌اندازی سامانۀ ارتباط با مشتری و رسیدگی به شکایات در آینده‌ای نزدیک در این دفتر اشاره کرد و افزود: ارتباط با مشتری و رسیدگی به شکایات با ماموریت کشف و رسیدگی بر عدم تطابق‌ها ارتباط دارد و سامانۀ پیامکی و تلفن‌های مرکز از جمله ابزارهایی است که برای این مهم در نظر گرفته شده است.